AG de rentrée - 29/09/2008 - CIARUS

[Jérôme]

Tous les membres de la LOLITA de la saison 2007-2008 sont invités à participer à l'assemblée générale le

lundi 29/09/2008à 20h00 au CIARUS (en face du Fossé des XIII)

L’assemblée générale sera précédée de la foire aux bestiaux, réservée aux membres du championnat et débutera à 18h précises.


Ceci n’est pas qu’une convocation à l’assemblée générale, c’est aussi le moyen de participer à la vie de l'association, ce qu’elle est et ce qu’elle devient.

Tout membre de l’association a droit de vote et de parole lors d’une assemblée générale.

Ordre du jour :

Ratification du PV du dernier CA
Adoption de l’ordre du jour

1.Présentation des responsables et mandats en cours
2.Bilan moral
3.Bilan financier de l’exercice 2007/2008 – Bilan prévisionnel – Election des vérificateurs aux comptes
4.Election des postes vacants au Conseil d’Administration
5.Divers


CONVOCATION A L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

L’assemblée générale extraordinaire fera suite à l’Assemblée Générale Ordinaire

Ordre du jour : modification des statuts de l’association

Vous trouverez le projet de modification des statuts sur le forum de la LOLITA, section membres
Nous proposons une modification des statuts pour :
- simplification par rapport au tribunal compétent
- responsable joute libre hors bureau
- corrections mineures



Appel à Candidature :
Administrateurs (Membres du Conseil d’Administration)
Communicator
Responsable Caucus (journal interne)
Responsable formation

si d'aventures vous ne pouvez venir à l'AG, pensez à donner procuration de vote à un de vos collègue qui sera là.
_________________
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[Zelig]

t'as oublié "j'ai un truc super important en même temps mais j'essaierai de venir"

si je viens j'aurais du retard
à bientôt

[Pim's]

Dis donc tu tombes bien Louise, ça te dit toujours d'être responsable photo?
Comme ça je sais avec qui m'arranger, ça fera gagner du temps...
_________________
C'est la nuit qu'il est beau de croire à la lumière.

[Zelig]

ouaip je compte toujours l'être ! comme je l'ai dis déjà précédement si qqu veut se joindre pas de pb... ça m'arrangerait d'ailleurs car je risque d'avoir un année chargée.

Marie, étant donné qu'il y a peu de chance que j'arrive à être présente lors de l'AG, ce serait possible qu'on arrive à se trouver un autre moment pour que tu m'expliques comment ça fonctionne et tout... ! je prévois de venir au spectacle de la sélection lolita le 21... pê qu'on peut essayer de voir ça là... ?

[Pim's]

J'essayerai de voir un max de spectacles avant mon départ.
J'aurai le temps de tout t'expliquer, ne t'en fais pas, c'est pas bien compliqué.
Le plus embêtant est de le mettre en ligne.
Je te donne d'ailleurs tout de suite l'adresse mail de JP, administrateur du site LOLITA, qui avait mis en place une plateforme pour pouvoir mettre directement les photos en ligne, à condition qu'elles soient à la bonne dimension (facilement modifiable). Faut voir si ça fonctionnera comme ça cette année.
JP: jpsiffert@gmail.com

Bise et à bientôt, j'te confierai l'appareil lors du 1er lolispectacle.


Marie.
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C'est la nuit qu'il est beau de croire à la lumière.

[Zelig]

merci pour les infos! ^^
biz et à bientôt

[Makayel]

Senor Presidente,

Pourrais ton avoir un petit topo sur les appels à candidature.

En quoi consiste chacun de ces postes ?

Un bénévole motivé... en fonction de ses envies/compétences/temps libres!

Merci !
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Banzaï !!!!

[iok]

Des éléments de réponses sur les tâches pour certains de ces postes... Des fiches mises en forme seront bientôt dispo pour ces postes et d'autres...

Poste : responsable caucus
Pour mettre en place une gazette (a)périodique au sein de l'assoc

globalement :

• il est souhaité un minimum de quatre caucus répartis équitablement par saison,
  
• le caucus devrait pouvoir en partie servir d'archives sur la vie de l'assoc, donc un part de rôle informatif et administratif.

préparation de la saison :

• constitue une équipe fixe selon son choix d'organisation
  
• repère les moyens de publication
  
• prépare les moyens de collecte d'articles, illustrations, infos administratives et autres,
  
• prévoit en gros un calendrier ou une fréquence de publication.

Pour le contenu d'un numéro :

• ouvert aux articles des membres : prévoir l'appel à participation avec une explication de ce qui peut être attendu,
  
• infos administratives récentes, donc une vue sur le planning pour infos pertinentes – i.e. qqs infos retrospectives depuis le dernier caucus et les infos principales jusque parution du prochain numéro,

Pour la publication :

• le responsable caucus est en charge de la publication & distribution : impression, éventuellement « reliure », distribution aux responsables d'équipes championnat et coachs joute-libre, rapidement après l'impression.
  
• à conscience du budget prévu pour l'impression,

Poste : responsable formation
Pour prendre en charge l'organisation des formations pour le championnat.

globalement :

• il est souhaité d'avoir au minimum quatre formations, dont une pour ts ls membres championnat en début de saison, réparties dans l'année mais pas trop sur la fin : deux premiers tiers de la saison...
  
• le budget formation est global pour l'ensemble des équipes,
  
• si une équipe souhaite une formation particulière, elle doit le proposer en projet au CA.

préparation :

• largement en amont, s'informe de tous les contacts de formation dispo en interne,
  
• complète ces données,
  
• s'informe et recherche des salles dispos,

pour une formation :

• un formateur,
  
• une présentation écrite,
  
• une salle,
  
• des formés,
  
• un devis, un engagement signé et une facture (gratuit, c'est bien, par ex).

planning d'une formation :
s'y prendre au moins deux mois à l'avance :

• J – 8 semaines : présentation formation,
  
• J – 5 semaines : projet validé en CA avec devis, dates fixées avec formateur // remarque sur visibilité salles & dispo jouteurs
  
• J – 3 semaines : location salle fixée en dur // communication en dur pour appel candidats : bien préciser :
  • nombre de jours,
    
  • horaires sur chaque jour,
    
  • lieu,
    
  • nombre de personnes,
    
  • présentation du contenu,
    
  • organisation éventuelle (repas, déplacement hors stg)
  
  
• J – 10 jours : réponse sélection candidat, demande de confirmation
  
• J – 1 : si non présent, délègue un responsable pour le jour J
  
• J : est joignable, si possible présent pour le go de la formation.
  
• J + 1 : check que les personnes étaient présentes // transmet les factures au trésorier pour réglement

[Pim's]

Et le poste de responsable communication (mon boulot jusqu'à ce mois-ci):

Poste : responsable communication


Durant la saison : s’assurer de la diffusion régulière des dates de spectacles sur les différents supports (radios, journaux, télés, e-journaux…) et poursuivre la mise en place d’un fichier de contacts variés pour assurer la communication externe à long terme.

Actualiser le communiqué de presse et créer un dossier de presse.

6 à 8 semaines avant chaque spectacle : envoyer un communiqué de presse à chaque magazine hebdomadaire.

Un mois avant chaque spectacle : envoyer un communiqué de presse à chaque magazine hebdo et quotidien, aux radios.

Exceptions :

DNA : Une semaine avant chaque spectacle, envoyer date, heure, lieu et titre du spectacle à l’agenda culturel + les relancer régulièrement pour des articles (avant-papier, critiques…)
Top music : Les recontacter un mois avant chaque spectacle ou groupe de spectacle (quand il y a deux dates de suite par exemple) pour des spots à écrire et à faire enregistrer par la radio, et le rappeler environ deux semaines avant chaque spectacle pour qu’ils rappellent nos dates dans leur agenda et qu’ils offrent des places aux auditeurs (normalement 3 ou 4 places offertes par spectacle avec chacune une invitation au choix).



Dans la mesure du possible : faire des captations vidéo de spectacle de la nouvelle saison et éventuellement un petit montage au format adéquat à envoyer aux télés (France 3, télé Alsace…) qui pourront effectuer par la suite avec ces images + d’éventuelles interviews un reportage d’annonce pour un ou plusieurs spectacle(s) important(s). Actualiser ces images chaque saison si possible.



Voilou, c'est bien sympa comme boulot et finalement pas hyper prenant, il suffit d'avoir internet à dispo régulièrement et si possible un fix illimité, ça aide toujours.

Bise et bienvenue!

Marie.
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C'est la nuit qu'il est beau de croire à la lumière.

[Makayel]

Oki, d'abord merci pour ces infos.

Et la "distribution" des rôles se passera quand ? à l'AG ?
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Banzaï !!!!

[iok]

A l'AG, il y aura élection des administrateurs (i.e. membres du CA).

Pour les rôles de responsables, il n'est a priori pas exigé d'être membre du CA, mais ce serait mieux. Les attributions des postes se font en CA.

Dans tous les cas, les gens intéressés peuvent contacter le Buro/CA pour plus de renseignements.

A noter qu'il est tjs possible de participer (sans vote) au CA, et qu'il est possible de devenir administrateur en cours d'année (sur cooptation) mais cela nécessite ensuite d'être élu à l'AG suivante - donc il est plus simple d'être de suite élu en AG (mandat de 3 ans).

[iok]

Exemple de rédaction de Procuration au cas où certains se demandent quoi mettre :

[Jérôme]

Tout ça pour dire qu'on vous attends ce soir à 18h00 pour les membres du championnat de cette saison et à 20h00 pour les autres devant le CIARUS.

Un buffet grignotage et un bar sans alcool vous permettront de vous sustenter ...

C'est la rentrée, il y a une odeur de renouveau et de curly !!!
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[Dindinn]

Naaaan c'est trop cruel, il y a des CURLY et j'arriverai trop tard.... Soyez sympas, gardez-moi en 1 !

(Dieu des Curly, faites que mon message soit entendu)
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* WonderTartine *

[Ludo]

Amandine, tu viens de répondre à un poste qui a deux ans ^^
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!!! A.H - Nisara dans le cercueil !!!